1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn cách xử lý các tình huống liên quan đến đặt cọc và đặt chỗ của khách hàng trên phần mềm, giúp nhà hàng quản lý chính xác các khoản tiền đặt cọc và thông tin đặt chỗ. Mục đích là hỗ trợ thu ngân và quản lý xử lý linh hoạt các trường hợp khách hủy đặt chỗ, trả lại hoặc không trả lại tiền cọc, điều chỉnh số tiền đặt cọc khi ghi nhận sai, cũng như sửa thông tin khách hàng khi cần thiết.
Nội dung tổng quan gồm: các bước thực hiện cho từng trường hợp:
- Khách hủy đặt chỗ (có hoặc không trả lại tiền cọc).
- Nhân viên ghi sai số tiền đặt cọc (xử lý trong và sau ca làm việc).
- Hướng dẫn xử lý khi ghi sai thông tin khách hàng
2. Các bước thực hiện
2.1. Khách hủy đặt chỗ
Tuỳ theo thực tế nhà hàng có trả lại tiền đặt cọc cho khách hay không, thu ngân thực hiện theo các trường hợp sau:
2.1.1. Trường hợp cửa hàng không trả lại tiền đặt cọc cho khách
Bước 1: Nhấn biểu tượng 3 gạch 
, nhấn chọn Sổ đặt chỗ.
Bước 2: Trên thông tin đặt chỗ của khách, nhấn biểu tượng 3 chấm 
, chọn Hủy đặt chỗ.
Bước 4: Tích chọn Không trả lại tiền cọc. Nhấn Đồng ý.
2.1.2. Trường hợp cửa hàng trả lại tiền đặt cọc cho khách
Bước 1: Nhấn biểu tượng 3 gạch , nhấn chọn Sổ đặt chỗ.
Bước 2: Trên thông tin đặt chỗ của khách, nhấn biểu tượng 3 chấm , chọn Hủy đặt chỗ.
Bước 3: Tích chọn Trả lại tiền cọc.
Bước 4: Nhập số tiền trả lại cho khách, chọn hình thức thanh toán. Nhấn Đồng ý.
- Chương trình sẽ ghi nhận số tiền trong phần Trả lại đặt cọc (trên báo cáo hoạt động trong ca) và tự động sinh phiếu chi tương ứng trên web Quản lý.
2.2. Nhân viên nhà hàng ghi sai tiền đặt cọc cho khách
Trường hợp nhân viên nhà hàng ghi nhận sai số tiền khách đặt cọc, thực hiện sửa lại như sau:
2.2.1 Trường hợp vẫn trong ca làm việc của thu ngân
Bước 1: Nhấn biểu tượng 3 gạch , nhấn chọn Sổ đặt chỗ.
Bước 2: Trên thông tin đặt chỗ của khách, nhấn biểu tượng 3 chấm , chọn Thay đổi.
Bước 3: Nhấn chọn Sửa đặt cọc.
Bước 4: Nhập lại số tiền khách đặt cọc, nhấn Xong.
Bước 2: Nhấn Xong.
- Chương trình sẽ cập nhật lại số tiền khách đặt trước trên phiếu thu tiền đặt cọc và trên các báo cáo liên quan.
2.2.2. Trường hợp thu ngân đã đóng ca làm việc
a. Trường hợp số tiền ghi sai nhỏ hơn số tiền khách đặt cọc
Bước 1: Nhấn biểu tượng 3 gạch , nhấn chọn Sổ đặt chỗ.
Bước 2: Trên thông tin đặt chỗ của khách, nhấn biểu tượng 3 chấm , chọn Thay đổi.
Bước 4: Nhấn Thêm tiền đặt cọc.
Bước 5: Nhập số tiền chênh lệch, nhấn Xong.
Bước 6: Nhấn Xong.
- Chương trình sẽ ghi nhận số tiền tăng lên trong phần Đặt cọc (trên báo cáo hoạt động trong ca) và tự động sinh phiếu thu tương ứng trên web Quản lý.
b. Trường hợp số tiền ghi sai lớn hơn số tiền khách đặt cọc
Bước 1: Nhấn biểu tượng 3 gạch , nhấn chọn Sổ đặt chỗ.
Bước 2: Trên thông tin đặt chỗ của khách, nhấn biểu tượng 3 chấm , chọn Thay đổi.
Bước 3: Nhấn Trả tiền đặt cọc.
Bước 4: Nhập số tiền chênh lệch, nhấn Xong.
Bước 5: Nhấn Xong.
- Chương trình sẽ ghi nhận số tiền giảm đi trong phần Trả lại đặt cọc (trên báo cáo hoạt động trong ca) và tự động sinh phiếu chi tương ứng trên web Quản lý.
2.3. Nhân viên ghi nhận sai thông tin khách hàng
Trường hợp nhân viên ghi nhận sai thông tin khách hàng, cần thực hiện hủy thông tin đặt chỗ của khách và lập lại, chi tiết như sau:
2.3.1. Trường hợp vẫn trong ca làm việc của thu ngân
Bước 1: Nhấn biểu tượng 3 gạch , nhấn chọn Sổ đặt chỗ.
Bước 2: Trên thông tin đặt chỗ ghi sai, nhấn biểu tượng 3 chấm , chọn Hủy đặt chỗ.
Bước 3: Tích chọn Xóa phiếu thu tiền đặt cọc.
Bước 4: Nhấn Đồng ý.
2.3.2. Trường hợp thu ngân đã đóng ca làm việc
Bước 1: Nhấn biểu tượng 3 gạch , nhấn chọn Sổ đặt chỗ.
Bước 2: Trên thông tin đặt chỗ ghi sai, nhấn biểu tượng 3 chấm , chọn Hủy đặt chỗ.
Bước 3: Tích chọn Trả lại tiền cọc.
Bước 4: Nhập số tiền đặt cọc trên thông tin đặt chỗ ghi nhận sai. Nhấn Xong.
Bước 5: Thực hiện lập lại đặt chỗ cho khách.
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công !
