1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn quản lý hàng quán cách phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền và gửi cho khách hàng thông qua phần mềm MISA CukCuk, giúp tối ưu hóa quy trình phát hành hóa đơn, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
Nội dung tổng quan gồm các bước thực hiện phát hành hóa đơn trong hai trường hợp, phù hợp với từng mô hình kinh doanh:
- Khi hàng quán chọn phát hành hóa đơn ngay sau khi thu tiền.
- Khi không chọn phát hành ngay.
- Các lưu ý quan trọng để đảm bảo quá trình phát hành hóa đơn diễn ra suôn sẻ và thành công.
2. Các bước thực hiện
Trường hợp 1: Phát hành Hóa đơn điện tử ngay khi thu tiền
Phù hợp với mô hình:
- Hàng quán có quy mô nhỏ
- Thường không có bộ phận quản lý, kế toán,…
Lưu ý : Để mặc định phát hành hóa đơn ngay khi thu tiền, trước hết nhà hàng cần đăng nhập vào Web quản lý\ vào mục Ứng dụng\ Misa meInvoice\ ấn Thiết lập kế nối\ chọn Thiết lập khác, tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền\ tích chọn Mặc định tích chọn Khách lấy HĐ GTGT và Phát hành hóa đơn ngay và Tự động phát hành HĐĐT ngay sau khi thu tiền từ máy tính tiền
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng “+” 
để thêm order, thêm các món khách gọi vào order \ nhấn Tính tiền
Bước 2: Tại màn hình thu tiền, mục Phát hành hóa đơn điện tử hệ thống đã mặc định tích chọn theo thiết lập trên web quản lý, nhấn Xem chi tiết
- Thực hiện khai báo thông tin khách hàng.
- Tích Gửi email hóa đơn cho khách hàng (nếu cần), lúc này bắt buộc phải nhập địa chỉ email của khách hàng.
- Nhấn Đồng ý.
Lưu ý:
- Trường hợp đã chọn khách hàng, ấn Xem chi tiết, không điền thông tin khách hàng sau đó ấn Đồng ý: Hóa đơn điện tử phát hành ra lấy theo thông tin khách hàng đã chọn.
- Trường hợp không chọn khách hàng, ấn Xem chi tiết nhưng không điền thông tin khách hàng sau đó ấn Đồng ý: Hóa đơn điện tử phát hành ra để trống thông tin khách hàng.
- Trường hợp không ấn Xem chi tiết, ấn Thu tiền luôn: Hóa đơn điện tử phát hành ra lấy thông tin khách hàng theo thiết lập tại mục Thông tin mặc định khi khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn điện tử trên web quản lý \ Ứng dụng\ Misa meInvoice\ Thiết lập kế nối\ Thiết lập khác (thường sẽ áp dụng khi phát hành hóa đơn điện tử cho Khách lẻ). Nếu mục Thông tin mặc định khi khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn điện tử để trống thì khi ấn thu tiền phần mềm sẽ cảnh báo thông tin không đầy đủ và cho phép lựa chọn phát hành nhưng để trống thông tin hoặc không phát hành.
Bước 3: Nhấn Thu tiền. Sau khi thu tiền thành công, phần mềm sẽ ghi nhận hoàn thành thu tiền của đơn hàng, đồng thời phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho đơn hàng này.
Hóa đơn thanh toán in ra có hiển thị thông tin hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Trường hợp 2: Thu ngân chỉ thực hiện thu tiền còn kế toán phụ trách phát hành hóa đơn điện tử sau
Phù hợp với mô hình:
- Hàng quán có quy mô lớn
- Hàng quán có nhiều bộ phận quản lý, kế toán và sử dụng song song nhiều hình thức có mã hoặc không có mã.
Nhà hàng không phát hành hóa đơn điện tử ngay khi thu tiền thì ở mục thiết lập kết nối với MISA Meinvoice KHÔNG tích chọn Mặc định tích chọn Khách lấy HĐ GTGT và Phát hành hóa đơn ngay và Tự động phát hành HĐĐT ngay sau khi thu tiền từ máy tính tiền
Bước 1: Thêm order, thêm các món khách gọi vào order \ nhấn Tính tiền
Bước 2: Tại màn hình thu tiền, phần mềm KHÔNG tích vào ô phát hành hóa đơn điện tử theo đúng thiết lập trên web quản lý.
Bước 3: Nhấn Thu tiền. Sau khi thu tiền thành công, phần mềm sẽ ghi nhận hoàn thành thu tiền của đơn hàng và KHÔNG phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
- Nếu khi thu tiền thu ngân muốn phát hành hóa đơn điện tử luôn thì chủ động tích vào ô Phát hành hóa đơn điện tử, sau đó thực hiện các thao tác như trường hợp 1.
Cuối ngày, với những hóa đơn chưa phát hành, thu ngân nhấn vào biểu tượng 3 gạch
\ chọn Danh sách hóa đơn
Tích chọn Tìm kiếm trực tuyến và tích chọn Xem tất cả hóa đơn trong ngày. Hệ thống hiển thị tất cả các hóa đơn trong ngày
Sử dụng bộ lọc để tìm kiếm các hóa đơn chưa phát hành và nhấn Phát hành
3. Một số lưu ý trước khi thực hiện phát hành hóa đơn
1. Hàng quán đã thực hiện kết nối phần mềm MISA CUKCUK và MISA meInvoice. Xem hướng dẫn kết nối tại đây.
2. Hàng quán đã đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn trên MISA meInvoice. Xem hướng dẫn tại đây.
3. Khi phát hành hóa đơn trên máy tính bảng chưa đáp ứng ký số. Nếu khách hàng yêu cầu ký số thì thực hiện phát hàng hóa đơn trên máy tính.
Chúc Anh/chị thực hiện thành công!
