1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn thiết lập chức năng tự động xuất kho khi bán hàng trên phần mềm. Nội dung gồm các phần: hướng dẫn thao tác thiết lập, các lựa chọn thời điểm xuất kho, đặc điểm phiếu xuất kho và các lưu ý khi sử dụng.
Thao tác tại trang web quản lý trên máy tính
2. Các bước thực hiện
Để thiết lập xuất kho bán hàng tự động, thực hiện lần lượt các bước sau:
Bước 1: Trên trang quản lý, chọn Thiết lập hệ thống/Thiết lập chung/Mua hàng/Bán hàng
Bước 2: Tại mục Kho, nhấn Sửa và chọn Tự động xuất kho khi bán hàng
Lựa chọn thời điểm sinh phiếu xuất kho
- Xuất kho ngay sau khi thu tiền trên hóa đơn
- Xuất kho tại thời điểm cụ thể trong ngày
Trong quá trình vận hành cửa hàng, khi thiết lập Tự động xuất kho khi bán hàng, hệ thống cho phép lựa chọn 1 trong 2 thời điểm như sau
Lựa chọn 1: Quản lý thiết lập Xuất kho ngay khi thu tiền hóa đơn
* Thao tác và đặc điểm phiếu xuất kho
– Tích chọn Xuất kho ngay sau khi thu tiền hóa đơn \ Nhấn Cất để ghi nhận thiết lập.
Khi phát sinh hóa đơn, hệ thống sẽ tự động sinh ra phiếu xuất kho tương ứng (Theo đúng định lượng nhà hàng đã thiết lập)
Để xem phần mềm ghi nhận phiếu xuất kho tự động bán hàng, thực hiện như sau:
– Vào nghiệp vụ Kho \ Xuất kho \ chọn kỳ để xem danh sách, phần mềm sẽ hiển thị tất cả các phiếu xuất kho bán hàng.
– Đối với phiếu xuất kho tự động sinh ngay sau khi thu tiền sẽ hiển thị
- Loại chứng từ: Xuất kho bán hàng
- Diễn giải: Xuất kho bán hàng cho hóa đơn{Số hóa đơn}
- Tham chiếu: Chương trình lấy lên số hóa đơn tương ứng
* Lưu ý khi thiết lập Xuất kho ngay khi thu tiền hóa đơn
1. Nên nhập thông tin Hạn sử dụng để theo dõi chính xác số lượng tồn của nguyên vật liệu có hạn sử dụng tương ứng còn trong kho.
2. Khi nhấn Sửa phiếu xuất kho tự động:
– Cho phép sửa phần thông tin chung và tài liệu đính kèm
– Không cho phép sửa loại chứng từ, thông tin chứng từ và chi tiết xuất kho (mã nvl, đơn vị tính, số lượng, kho…)
– Trường hợp nhà hàng Thêm/Sửa bất kỳ thông tin trên phiếu Nhập kho/Xuất kho/Trả lại hàng mua/Xử lý kiểm kê nguyên vật liệu của các nguyên vật liệu đã từng xuất kho sau thời điểm phát sinh phiếu thì màn hình hiển thị cảnh báo như ảnh dưới đây.
- Nhấn Có để lưu lại thông tin thay đổi.
- Nhấn Không để hủy bỏ thao tác thêm/sửa trên phiếu.
– Tại thời điểm xuất kho tự động, nếu nhà hàng lập phiếu xuất kho liên quan đến những NVL đang xuất kho tự động thì màn hình hiển thị cảnh báo như ảnh dưới đây.
- Nhấn Thử lại để thực hiện lưu phiếu xuất kho đó.
- Nhấn Đóng chương trình quay lại màn hình tạo phiếu nhập kho/xuất kho. Các thông tin nhà hàng đã nhập vào phiếu vẫn nguyên.
3. Với các hóa đơn đã sinh phiếu xuất kho tự động:
- Nếu người dùng Sửa hóa đơn thì hệ thống tự cập nhật lại nội dung chi tiết bên trong phiếu xuất kho, cập nhật lại ngày phiếu xuất kho theo thông tin hóa đơn đã cập nhật.
- Nếu người dùng Hủy hóa đơn thì chương trình tự động hủy phiếu xuất kho tương ứng.
4. Khi xuất kho quá số lượng tồn:
– Với phiếu đầu tiên xuất quá số lượng tồn thì
- Số lượng = Số lượng xuất.
- Giá trị xuất = Giá trị tồn kho còn lại
- Đơn giá xuất kho tính theo giá trị tồn = Giá trị tồn/Số lượng xuất
– Với phiếu xuất kho tiếp theo thì số lượng = Số lượng xuất, đơn giá xuất và đơn giá =0
– Trên phiếu kiểm kê kho, số lượng theo kiểm kê hiển thị âm, giá trị kiểm kê =0
– Trường hợp phiếu xuất kho có nhiều dòng của cùng 1 NVL:
- Nếu dòng 1 NVL đó còn tồn nhưng dòng 2 NVL đó đã hết tồn thì nhà hàng cần phải thực hiện tính lại giá xuất kho tại thời điểm đó.
- Cách tính giá xuất kho xem chi tiết tại đây.
5. Khi phiếu xuất kho tự động lỗi, chương trình hiển thị thêm thông báo trên trang quản lý và App Manager để nhà hàng dễ dàng theo dõi.
– Đối tượng nhận được thông báo: Quản trị hệ thống, Quản lý chuỗi, Quản lý nhà hàng, Quản lý kho và Kế toán Thuế
Lựa chọn 2: Xuất kho tại thời điểm cụ thể trong ngày
* Thao tác và đặc điểm phiếu xuất kho
– Tích chọn Xuất kho tại thời điểm cụ thể trong ngày
– Chọn thời điểm xuất kho tự động xuất kho, nhấn Cất để ghi nhận thiết lập.
Sau khi thiết lập, chương trình sẽ tự động xuất kho bán hàng dựa trên những hóa đơn chưa xuất kho trong ngày tính đến thời điểm thiết lập.
* Lưu ý khi thiết lập Xuất kho tại thời điểm cụ thể trong ngày
- Hệ thống ghi nhận lịch sử sinh phiếu xuất kho tại Nhật ký truy cập, tham khảo tại đây
- Chương trình sẽ tự động xuất kho theo kho ngầm định của NVL. Vào Danh mục\Nguyên vật liệu để thiết lập kho ngầm định cho NVL.
- Trường hợp phần mềm không sinh được phiếu xuất kho khi bán hàng, cần kiểm tra lại món ăn trong hóa đơn đó đã được thiết lập định lượng nguyên vật liệu chưa. Xem hướng dẫn cách thiết lập tại đây.
- Chương trình sẽ tự động lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu dựa trên các hóa đơn bán hàng tính từ thời điểm bắt đầu thiết lập xuất kho tự động. Chương trình sẽ mất một khoảng thời gian sinh phiếu xuất kho, vui lòng nhấn Lấy dữ liệu trên danh mục Xuất kho nếu chưa thấy phiếu.
- Đối với các hóa đơn bán hàng trước thời điểm thiết lập xuất kho tự động, cần thực hiện xuất kho thủ công. Chi tiết các bước tham khảo tại đây
