1. Tổng quan
Hiện tại, khi kiểm kê kho, nhà hàng đang phải tự thao tác xuất kho thủ công nên mất nhiều thời gian theo dõi, ảnh hưởng tới công việc bán hàng tại quán. Vì vậy, hiện tại MISA CukCuk bổ sung tính năng tự động xuất kho ngay sau khi bán hàng giúp quản lý tiết kiệm thời gian, thao tác.
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Trên trang quản lý, chọn Thiết lập hệ thống/Thiết lập chung/Mua hàng/Bán hàng
Bước 2: Tại mục Kho, nhấn Sửa và chọn Tự động xuất kho khi bán hàng
Trong quá trình vận hành cửa hàng, khi thiết lập Tự động xuất kho khi bán hàng, sẽ phát sinh những trường hợp như sau:
Trường hợp 1: Quản lý thiết lập Xuất kho ngay khi thu tiền hóa đơn
– Tích chọn Xuất kho ngay sau khi thu tiền hóa đơn
– Nhấn Cất để ghi nhận thiết lập.
Khi phát sinh hóa đơn, hệ thống sẽ tự động sinh ra phiếu xuất kho tương ứng (Theo đúng định lượng nhà hàng đã thiết lập)
Để xem phần mềm ghi nhận phiếu xuất kho tự động bán hàng, thực hiện như sau:
– Vào nghiệp vụ Kho \ Xuất kho \ chọn kỳ để xem danh sách, phần mềm sẽ hiển thị tất cả các phiếu xuất kho bán hàng.
– Đối với phiếu xuất kho tự động sinh ngay sau khi thu tiền
- Loại chứng từ: Xuất kho bán hàng
- Diễn giải: Xuất kho bán hàng cho hóa đơn{Số hóa đơn}
- Tham chiếu: Chương trình lấy lên số hóa đơn tương ứng
Lưu ý khi thiết lập xuất kho bán hàng tự động:
1. Nên nhập thông tin Hạn sử dụng để theo dõi chính xác số lượng tồn của nguyên vật liệu có hạn sử dụng tương ứng còn trong kho.
2. Khi nhấn Sửa phiếu xuất kho tự động:
– Cho phép sửa phần thông tin chung và tài liệu đính kèm
– Không cho phép sửa loại chứng từ và chi tiết
– Trường hợp nhà hàng Thêm/Sửa bất kỳ thông tin trên phiếu Nhập kho/Xuất kho/Trả lại hàng mua/Xử lý kiểm kê nguyên vật liệu của các nguyên vật liệu đã từng xuất kho sau thời điểm phát sinh phiếu thì màn hình hiển thị cảnh báo như ảnh dưới đây.
- Nhấn Có để lưu lại thông tin thay đổi.
- Nhấn Không để hủy bỏ thao tác thêm/sửa trên phiếu.
– Tại thời điểm xuất kho tự động, nếu nhà hàng lập phiếu xuất kho liên quan đến những NVL đang xuất kho tự động thì màn hình hiển thị cảnh báo như ảnh dưới đây.
- Nhấn Thử lại để thực hiện lưu phiếu xuất kho đó.
- Nhấn Đóng chương trình quay lại màn hình tạo phiếu nhập kho/xuất kho. Các thông tin nhà hàng đã nhập vào phiếu vẫn nguyên.
3. Với các hóa đơn đã sinh phiếu xuất kho tự động:
- Nếu người dùng Sửa hóa đơn thì hệ thống tự cập nhật lại nội dung chi tiết bên trong phiếu xuất kho, cập nhật lại ngày phiếu xuất kho theo thông tin hóa đơn đã cập nhật.
- Nếu người dùng Hủy hóa đơn thì chương trình tự động hủy phiếu xuất kho tương ứng.
4. Khi xuất kho quá số lượng tồn:
– Với phiếu đầu tiên xuất quá số lượng tồn thì
- Số lượng = Số lượng xuất.
- Giá trị xuất = Giá trị tồn kho còn lại
- Đơn giá xuất kho tính theo giá trị tồn = Giá trị tồn/Số lượng xuất
– Với phiếu xuất kho tiếp theo thì số lượng = Số lượng xuất, đơn giá xuất và đơn giá =0
– Trên phiếu kiểm kê kho, số lượng theo kiểm kê hiển thị âm, giá trị kiểm kê =0
– Trường hợp phiếu xuất kho có nhiều dòng của cùng 1 NVL:
- Nếu dòng 1 NVL đó còn tồn nhưng dòng 2 NVL đó đã hết tồn thì nhà hàng cần phải thực hiện tính lại giá xuất kho tại thời điểm đó.
- Cách tính giá xuất kho xem chi tiết tại đây.
5. Khi phiếu xuất kho tự động lỗi, chương trình hiển thị thêm thông báo trên trang quản lý và App Manager để nhà hàng dễ dàng theo dõi.
– Đối tượng nhận được thông báo: Quản trị hệ thống, Quản lý chuỗi, Quản lý nhà hàng, Quản lý kho và Kế toán Thuế
Trường hợp 2: Xuất kho tại thời điểm cụ thể trong ngày
– Tích chọn Xuất kho tại thời điểm cụ thể trong ngày
– Chọn thời điểm xuất kho tự động xuất kho, nhấn Cất để ghi nhận thiết lập.
Sau khi thiết lập, chương trình sẽ tự động xuất kho bán hàng dựa trên những hóa đơn chưa xuất kho trong ngày tính đến thời điểm thiết lập.
Lưu ý khi thiết lập xuất kho bán hàng tự động:
– Chương trình sẽ tự động xuất kho theo kho ngầm định của NVL. Vào Danh mục\Nguyên vật liệu để thiết lập kho ngầm định cho NVL.
– Chương trình sẽ tự động lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu dựa trên các hóa đơn bán hàng tính tới thời điểm thiết lập. Chương trình sẽ mất một khoảng thời gian sinh phiếu xuất kho, vui lòng nhấn Lấy dữ liệu trên danh mục Xuất kho nếu chưa thấy phiếu.
3. Lưu ý
- Hệ thống ghi nhận lịch sử sinh phiếu xuất kho tại Nhật ký truy cập, tham khảo tại đây
