1. Tổng quan
Bài viết nhằm hướng dẫn quy trình xuất kho để ghi nhận, quản lý và kiểm soát việc xuất nguyên vật liệu (NVL) từ kho phục vụ các nghiệp vụ, từ đó giúp đảm bảo số liệu tồn kho chính xác, hỗ trợ công tác quản lý nguyên vật liệu hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu vận hành của nhà hàng.
2. Các trường hợp nghiệp vụ
2.1. Xuất kho bán hàng
Phim hướng dẫn xuất kho bán hàng thủ công
Tải phim hướng dẫn xuất kho bán hàng thủ công tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)
Phim hướng dẫn xuất kho bán hàng tự động
Tải phim hướng dẫn xuất kho bán hàng tự động tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)
b. Các bước thực hiện
Để ghi nhận phiếu xuất kho bán hàng, thực hiện như sau:
Bước 1: Vào nghiệp vụ Kho\Xuất kho -> NhấnThêm và chọn Xuất kho bán hàng -> Nhấn Chọn món đã bán rồi thực hiện tìm kiếm, chọn món đã bán để đưa vào tính toán nguyên vật liệu.
Bước 2: Nhấn Đồng ý chương trình sẽ tính toán nguyên vật liệu cho các món đã bán dựa trên định lượng nguyên vật liệu cho món ở phần thực đơn để hiển thị lên phiếu xuất kho.
Bước 3: Thực hiện chính sửa nếu cần thiết trước khi nhấn Cất để lưu thông tin phiếu xuất kho.
Lưu ý: Nên nhập thông tin Hạn sử dụng để theo dõi chính xác số lượng tồn của nguyên vật liệu có hạn sử dụng tương ứng còn trong kho.
Trong trường hợp nhà hàng muốn tự động xuất kho khi bán hàng hoặc dựa trên hóa đơn đã bán hàng trong ngày để tự động xuất kho thì thực hiện theo cách sau:
Trên trang quản lý, vào Thiết lập chung\Mua hàng/Bán hàng\Kho tích chọn Tự động xuất kho khi bán hàng, nhà hàng có thể chọn:
- Xuất kho tự động ngay sau khi thu tiền
- Hoặc Chọn xuất kho tại thời điểm cụ thể trong ngày
Sau đó ấn Cất để ghi nhận thiết lập.
Sau khi thiết lập, chương trình sẽ tự động xuất kho theo các thiết lập tính từ thời điểm thiết lập.
Lưu ý khi thiết lập xuất kho bán hàng tự động:
- Chương trình sẽ tự động xuất kho theo kho ngầm định của NVL. Vào Danh mục\Nguyên vật liệu để thiết lập kho ngầm định cho NVL.
- Trường hợp phần mềm không sinh được phiếu xuất kho khi bán hàng, anh/chị cần kiểm tra lại món ăn trong hóa đơn đó đã được thiết lập định lượng nguyên vật liệu chưa. Xem hướng dẫn cách thiết lập tại đây.
- Chương trình sẽ tự động lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu dựa trên các hóa đơn bán hàng tính từ thời điểm bắt đầu thiết lập xuất kho tự động. Chương trình sẽ mất một khoảng thời gian sinh phiếu xuất kho, vui lòng nhấn Lấy dữ liệu trên danh mục Xuất kho nếu chưa thấy phiếu.
2.2 Xuất kho Hủy nguyên vật liệu.
b. Các bước thực hiện
Để ghi nhận phiếu xuất kho hủy nguyên vật liệu thực hiện như sau:Bước 1: Vào nghiệp vụ Kho\Xuất kho -> Nhấn Thêm và chọn Hủy nguyên vật liệu tại cửa sổ Phiếu xuất kho -> Chọn lý do hủy nguyên vật liệu.
Bước 2: Khai báo các thông tin chung, sau đó tại cột Mã NVL.
- Nhập tên hoặc mã NVL để khai báo từng NVL cần xuất kho hoặc nhấn biểu tượng kính lúp
để chọn nhanh hàng loạt NVL cần xuất kho.
- Nếu NVL chưa có sẵn thì nhấn biểu tượng
để thêm nhanh.
Lưu ý: Nên nhập thông tin Hạn sử dụng để theo dõi chính xác số lượng tồn của nguyên vật liệu có hạn sử dụng tương ứng còn trong kho.
2.3. Xuất kho khác (Chế biến thành phẩm…)
b. Các bước thực hiện
Để ghi nhận phiếu xuất kho khác, thực hiện như sau:
Bước 1: Vào nghiệp vụ Kho\Xuất kho -> Nhấn Thêm và chọn Khác (Chế biến thành phẩm…) tại cửa sổ Phiếu xuất kho -> Chọn lý do xuất kho.
Bước 2: Khai báo các Thông tin chung, sau đó tại cột Mã NVL:
- Nhập tên hoặc mã NVL để khai báo từng NVL cần xuất kho hoặc nhấn biểu tượng kính lúp
để chọn nhanh hàng loạt NVL cần xuất kho.
- Nếu NVL chưa có sẵn thì nhấn biểu tượng
để thêm nhanh.
Lưu ý: Nên nhập thông tin Hạn sử dụng để theo dõi chính xác số lượng tồn của nguyên vật liệu có hạn sử dụng tương ứng còn tỏng kho.
2.4. Xuất kho điều chuyển đến nhà hàng khác
a. Xem/tải phim hướng dẫn
b. Các bước thực hiện
Để ghi nhận phiếu xuất kho điều chuyển đến nhà hàng khác, thực hiện như sau:
Bước 1: Vào nghiệp vụ Kho\ Xuất kho -> Nhấn Thêm và chọn Điều chuyển đến nhà hàng khác trên cửa sổ Phiếu xuất kho.
Bước 2: Chọn nhà hàng muốn chuyển nguyên vật liệu đến tại mục Xuất đến nhà hàng.
- Khai báo các thông tin chung.
- Nhấn Thêm dòng để khai báo các nguyên vật liệu, kho, số lượng muốn điều chuyển.
- Tại cột Mã NVL:
– Nhập tên hoặc mã NVL để khai báo từng NVL cần xuất kho hoặc nhấn biểu tượng kính lúpđể chọn nhanh hàng loạt NVL cần xuất kho.
– Nếu NVL chưa có sẵn thì nhấn biểu tượngđể thêm nhanh.
Lưu ý: Nên nhập thông tin Hạn sử dụng để theo dõi chính xác số lượng tồn của nguyên vật liệu có hạn sử dụng tương ứng còn tỏng kho.
3. Lưu ý
- Sau khi nhấn Cất hệ thống sẽ tự động tính được Đơn giá trên các phiếu xuất kho theo phương pháp tính giá Bình quân tức thời và thành tiền tương ứng.
- Với nguyên vật liệu được quản lý tại nhiều kho, đơn giá xuất kho của nguyên vật liệu sẽ tính riêng trên từng kho.
- Trường hợp xuất quá số lượng tồn kho, phần mềm sẽ xuất hiện cảnh báo sau.
(Cảnh báo này chỉ xuất hiện nếu nhà hàng có tích chọn Cảnh báo khi xuất kho quá số lượng tồn tại phần Thiết lập hệ thống/Thiết lập chung/Mua hàng/Bán hàng.)
