1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn quy trình thiết lập quy tắc đánh số chứng từ cho các loại phiếu như nhập/xuất kho, thu/chi tiền mặt, tiền gửi….Nội dung gồm: thiết lập quy tắc đánh số chứng từ, xem và quản lý sổ hóa đơn, sổ order đang sử dụng. Việc này giúp đảm bảo tính nhất quán, dễ kiểm soát và truy vết chứng từ trong quá trình vận hành.
Áp dụng cho các đơn vị sử dụng phần mềm quản lý nghiệp vụ chứng từ. Thao tác tại trang web quản lý
2. Thiết lập quy tắc đánh số chứng từ
Bước 1: Vào Thiết lập hệ thống\Thiết lập chung\tab Quy tắc đánh số chứng từ
Bước 2: Thiết lập lại quy tắc đánh số chứng từ.
- Nhấn Sửa tại loại chứng từ cần thiết lập lại. Tại đây có thể thực hiện sửa lại Tiền tố, Độ dài phần số, Hậu tố, Khởi đầu
- Các loại chứng từ: Nhập kho, Xuất kho, Chuyển kho, Kiểm kê kho, Phiếu bảo hành, Đơn đặt hàng, Thu tiền mặt, Chi tiền mặt, Kiểm kê quỹ, Thu tiền gửi, Chi tiền gửi, Chi phí, Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Thực đơn
- Nhấn Cất để lưu lại thay đổi.
Lưu ý: Tính năng chỉ hỗ trợ Thiết lập lại Quy tắc để hiển thị số chứng từ theo nhu cầu. Không hỗ trợ đánh số lại số chứng từ đã phát sinh. Việc thay đổi quy tắc đánh chỉ áp dụng với các chứng từ phát sinh sau khi Cất.
Ví dụ chi tiết về loại chứng từ Thực đơn. Anh/Chị xem tại đây.
3. Xem và quản lý sổ hóa đơn đang sử dụng
3.1. Thông tin sổ hóa đơn
Vào Thiết lập hệ thống \ Thiết lập chung \ tab Quy tắc đánh số chứng từ
Nguyên tắc giá trị:
- 2 số đầu trong tiền tố của sổ hóa đơn trùng với 2 số cuối của năm hiện tại. Khi chuyển sang năm mới thì 2 số đầu sẽ thay đổi theo.
- 2 số tiếp theo là số Quyển sổ
- Các số còn lại là số thứ tự hóa đơn phát sinh trong năm . Khi chuyển sang năm mới thì sẽ đánh số lại từ đầu
Thông tin bao gồm: Quyền sổ, Tiền tố, Độ dài phần số, Giá trị hiện tại, Người sử dụng. Các thông tin này mặc định theo nguyên tắc phân quyển sổ cho người sử dụng. Chỉ xem và Không thay đổi.
- Phần mềm đã tạo sẵn 10 quyển sổ hóa đơn để thu ngân nhà hàng sử dụng. Nếu nhà hàng dùng hết 10 quyển này thì phần mềm sẽ tự động tạo thêm 10 quyển kế tiếp.
- 2 số đầu trong tiền tố của sổ hóa đơn trùng với 2 số cuối của năm hiện tại. Khi chuyển sang năm mới thì 2 số đầu sẽ thay đổi theo.
- Thông tin nhân viên sử dụng sổ hóa đơn được hiển thị để quản lý nhà hàng có thể theo dõi, kiểm tra.
3.2. Thêm Mã nhà hàng ghép cùng số hóa đơn cho nhà hàng dạng chuỗi
Ghi nhận Mã nhà hàng ghép cùng số hóa đơn để phân biệt Số hóa đơn giữa các chi nhánh trong chuỗi nhà hàng. VD: Mã nhà hàng là CN01 thì hóa đơn bán hàng sẽ có số là CN01-2401000001
Thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Vào Thiết lập hệ thống \ Thiết lập chung \ tab Quy tắc đánh số chứng từ
- Bước 2: Kéo xuống mục Số hóa đơn\nhấn Sửa, tích vào ô Mã nhà hàng, điền mã nhà hàng muốn thể hiện. Sau đó nhấn Cất.
Nguyên tắc giá trị:
- Ký tự đầu là mã nhà hàng đã thiết lập
- 2 số đầu trong tiền tố của sổ hóa đơn trùng với 2 số cuối của năm hiện tại. Khi chuyển sang năm mới thì 2 số đầu sẽ thay đổi theo.
- 2 số tiếp theo là số Quyển sổ
- Các số còn lại là số thứ tự hóa đơn phát sinh trong năm . Khi chuyển sang năm mới thì sẽ đánh số lại từ đầu
Lưu ý: Tính năng chỉ hỗ trợ đối với nhà hàng dạng chuỗi có 2 chi nhánh trở lên
4. Xem và quản lý sổ order đang sử dụng
Vào Thiết lập hệ thống \ Thiết lập chung \ tab Quy tắc đánh số chứng từ
Nguyên tắc giá trị:
- Số trước dấu . là số Quyển sổ
- Số sau dấu . là số thứ order phát sinh trong ngày
Thông tin bao gồm: Quyền sổ, Tiền tố, Giá trị hiện tại, Nhân viên. Các thông tin này mặc định theo nguyên tắc phân quyển sổ cho người sử dụng. Chỉ xem và Không thay đổi.
- Phần mềm đã tạo sẵn 10 quyển sổ order để nhân viên ghi order sử dụng. Nếu nhà hàng dùng hết 10 quyển này thì phần mềm sẽ tự động tạo thêm 10 quyển kế tiếp.
- Quản lý nhà hàng có thể theo dõi nhân viên nào đang sử dụng sổ order nào.
