1. Tổng quan
Bài viết giúp chủ/quản lý hàng quán – hiểu rõ quy trình phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền trên điện thoại thông qua phần mềm MISA CukCuk. Hỗ trợ phát hành hóa đơn nhanh chóng, chính xác, không cần nhập lại thông tin, đồng thời gửi hóa đơn cho khách hàng ngay trên phần mềm. Biết các điều kiện cần thiết và các bước thao tác phù hợp với từng mô hình kinh doanh (quy mô nhỏ hoặc lớn).
Nội dung tổng quan gồm:
- Trường hợp 1: Phát hành hóa đơn điện tử ngay khi thu tiền
- Trường hợp 2: Thu ngân chỉ thực hiện thu tiền còn kế toán phụ trách phát hành hóa đơn điện tử
- Trường hợp 3: Thu ngân chỉ thực hiện thu tiền, nhà hàng cho phép khách tự điền thông tin xuất hóa đơn để kế toán phát hành hóa đơn điện tử
Một số lưu ý trước khi thực hiện phát hành hóa đơn
1. Hàng quán đã thực hiện kết nối phần mềm MISA CUKCUK và MISA meInvoice. Xem hướng dẫn kết nối tại đây.
2. Hàng quán đã đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn trên MISA meInvoice. Xem hướng dẫn tại đây
2. Các bước thực hiện
2.1 Thao tác bán hàng
Bước 1: Nhấn vào biểu tượng dấu “+”
để thêm order, chọn các món khách gọi. Sau đó, nhấn Đồng ý
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Tính tiền 
2.2 Thao tác xuất hóa đơn điện tử
Trường hợp 1: Phát hành hóa đơn điện tử ngay khi thu tiền
Phù hợp với mô hình:
-
Hàng quán có quy mô nhỏ
-
Thường không có bộ phận quản lý, kế toán
Các bước thực hiện:
Bước 1: Thiết lập trên Web quản lý: vào mục Ứng dụng\ Misa meInvoice\ ấn Thiết lập kế nối\ chọn Thiết lập khác, tích chọn lần lượt 3 tùy chọn sau:
- Phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
- Mặc định tích chọn Khách lấy HĐ GTGT và Phát hành hóa đơn ngay
- Tự động phát hành HĐĐT ngay sau khi thu tiền từ máy tính tiền
Bước 2: Tại màn hình thu tiền
- Phần mềm mặc định tích Khách lấy hóa đơn điện tử theo thiết lập.
- Mặc định tích chọn vào ô Cá nhân, đồng thời cho phép người dùng chọn lại “Công ty/Tổ chức” nếu cần.
- Nếu order không có thông tin khách hàng thì thông tin phát hành mặc định là “Khách hàng không lấy hóa đơn” hoặc theo thiết lập Thông tin mặc định khi khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn điện tử trên web quản lý \ Ứng dụng\ Misa meInvoice\ Thiết lập kế nối\ Thiết lập khác. Người dùng có thể tích vào Chi tiết để điền thông tin xuất hóa đơn, nếu khách hàng cung cấp.
- Tích chọn Gửi email hóa đơn cho khách hàng (nếu cần) – khi đó phần mềm sẽ yêu cầu nhập Email.
Sau đó, nhấn Lưu.
Bước 2: Chọn hình thức thanh toán và nhấn Thu tiền. Sau khi thu tiền thành công, phần mềm sẽ ghi nhận hoàn thành thu tiền của đơn hàng, đồng thời phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cho đơn hàng này.
Hóa đơn thanh toán in ra có hiển thị thông tin hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Trường hợp 2: Thu ngân chỉ thực hiện thu tiền còn kế toán phụ trách phát hành hóa đơn điện tử sau.
Phù hợp với mô hình:
- Hàng quán có quy mô lớn
- Hàng quán có nhiều bộ phận quản lý, kế toán và sử dụng song song nhiều hình thức có mã hoặc không có mã.
Bước 1: Thiết lập trên Web quản lý: vào mục Ứng dụng\ Misa meInvoice\ ấn Thiết lập kế nối\ chọn Thiết lập khác, tích chọn Phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Bước 2: Tại giao diện thu tiền, phần mềm KHÔNG tích Khách lấy hóa đơn điện tử theo thiết lập.
Bước 3: Nhấn Thu tiền. Sau khi thu tiền thành công, phần mềm sẽ ghi nhận hoàn thành thu tiền của đơn hàng và KHÔNG phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
Nếu ở bước này thu tiền thu ngân muốn phát hành hóa đơn điện tử luôn thì chủ động tích vào ô Khách lấy hóa đơn điện tử, sau đó thực hiện các thao tác như trường hợp 1.
Bước 4: Phát hành hóa đơn điện tử
Cuối ngày, Kế toán hoặc quản lý nhà hàng vào mục Tiện ích \ Tra cứu và phát hành hóa đơn \ chọn vào mục Hóa đơn chưa phát hành hoặc vào màn hình Tổng quan \ Chưa phát hành \ tích chọn hóa đơn, nhấn Phát hành.
- Nếu phát hành hàng loạt hệ thống sẽ mặc định ghi nhận thông tin trên hóa đơn là Khách không yêu cầu lấy hóa đơn.
- Nếu nhấn vào chi tiết từng hóa đơn và phát hành từng hóa đơn một, phần mềm sẽ cảnh báo “Hóa đơn chưa có thông tin phát hành. Bạn có đồng ý phát hành hóa đơn với thông tin khách lẻ không?” nhấn KHÔNG để phần mềm hiện ra giao diện nhập thông tin phát hành hóa đơn, nhấn CÓ thì phần mềm sẽ phát hành hóa đơn với thông tin khách hàng mặc định là “Khách hàng không lấy hóa đơn” hoặc theo thiết lập Thông tin mặc định khi khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn điện tử trên web quản lý \ Ứng dụng\ Misa meInvoice\ Thiết lập kế nối\ Thiết lập khác.
Trường hợp 3: Thu ngân chỉ thực hiện thu tiền, nhà hàng cho phép khách tự điền thông tin xuất hóa đơn để kế toán phát hành hóa đơn điện tử sau.
Bước 1: Thiết lập trên Web quản lý: vào mục Ứng dụng\ Misa meInvoice\ ấn Thiết lập kế nối\ chọn Thiết lập khác, tích chọn
- Phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
- Cho phép thực khách tự điền thông tin xuất HĐĐT và Thiết lập thời gian hiệu lực mã QR Code nhập thông tin phát hành HĐĐT.
Bước 2: Tại giao diện thu tiền, phần mềm mặc định tích Khách lấy hóa đơn điện tử, mục In mã QR sẽ mặc định được bật lên.
Bước 3: Nhấn Thu tiền. Sau khi thu tiền thành công, phần mềm sẽ ghi nhận hoàn thành thu tiền của đơn hàng và KHÔNG phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Hóa đơn in ra sẽ có mã QR để khách hàng quét và tự điền thông tin.
Nếu không muốn hiển mã QR trên hóa đơn in ra thì thu ngân thao tác gạt tắt In mã QR
Bước 4: Phát hành hóa đơn
Khi thực khách quét mã QR và điền thông tin xuất hóa đơn, kế toán thực hiện phát hành hóa đơn như bước 4 của trường hợp 2, thông tin trên hóa đơn sẽ lấy theo thông tin khách hàng đã điền.
3. Lưu ý
- Các trường hợp thiết lập Mặc định tích chọn Khách lấy HĐ GTGT và Phát hành
hóa đơn ngay; Tự động phát hành HĐĐT ngay sau khi thu tiền từ máy tính tiền nếu có 1 số hóa đơn cần kiểm tra lại thông tin và chưa thể phát hành ngay thì thu ngân bỏ tích mục Khách lấy hóa đơn điện tử tại màn hình thu tiền và thực hiện theo hướng dẫn bước 4 của trường hợp 2.
- Giao diện phát hành hóa đơn sẽ thay đổi tùy theo các lựa chọn thiết lập phát hành hóa đơn tại đây.
Chúc Anh/chị thực hiện thành công!
