1. Tổng quan
Bài viết này hướng dẫn về cách ghi nhận kết quả kiểm kê kho trên phần mềm, giúp quản lý nhà hàng cập nhật chính xác số lượng, giá trị nguyên vật liệu thực tế và xử lý chênh lệch phát hiện khi kiểm kê.
Nội dung tổng quan gồm:
- Hướng dẫn các bước ghi nhận kết quả kiểm kê kho, bao gồm nhập số lượng hoặc giá trị kiểm kê thực tế.
- Hướng dẫn nhập liệu trực tiếp trên phần mềm hoặc nhập khẩu từ file excel.
- Cách xử lý chênh lệch sau kiểm kê và các lưu ý về việc sinh phiếu nhập/xuất kho tự động.
- Lưu ý về khai báo thành viên tham gia kiểm kê và các quy tắc xử lý chênh lệch số lượng, giá trị nguyên vật liệu.
2. Các bước thực hiện
Bước 1: Vào nghiệp vụ Kho, chọn tab Kiểm kê kho\Thêm.
Bước 2: Khai báo thông tin Kiểm kê kho, Nhấn Đồng ý.
Trường hợp 1. Khai báo kiểm kê số lượng
Cách 1: Nhập trực tiếp trên giao diện Kiểm kê kho.
Bước 1: Điền NVL, số lượng kiểm kê thực tế, nhập nguyên nhân chênh lệch, nhấn Cất.
Bước 2: Bấm Xử lý để phần mềm xử lý số liệu chênh lệch sau kiểm kê.
Cách 2: Kiểm kê kho bằng file excel
Bước 1: Nhấn Xuất khẩu danh sách NVL để tải file danh sách NVL kiểm kê về máy.
Bước 2: Nhập số lượng kiểm kê thực tế vào cột Kiểm kê, nguyên nhân chênh lệch (nếu cần) vào cột Nguyên nhân.
Lưu ý: Chương trình chỉ nhập khẩu giá trị tại cột Kiểm kê và cột Nguyên nhân trên file excel vào phần mềm.
Bước 3: Lưu và đóng file excel lại.
Bước 4: Nhấn Nhập khẩu, chọn file excel vừa nhập dữ liệu để nhập khẩu vào phần mềm.
Bước 5: Nhấn Xử lý, hệ thống sẽ tự động sinh phiếu xuất kho/nhập kho tương ứng với lượng nguyên vật liệu chênh lệch thừa/thiếu sau kiểm kê.
Trường hợp 2. Khai báo kiểm kê giá trị
Cách 1: Nhập trực tiếp trên giao diện Kiểm kê kho
Nhập Số lượng và Giá trị kiểm kê thực tế
Bước 1: Điền NVL, số lượng, giá trị kiểm kê thực tế, nguyên nhân chênh lệch, nhấn Cất.
Bước 2: Bấm Xử lý để phần mềm xử lý số liệu chênh lệch sau kiểm kê.
Cách 2: Kiểm kê kho bằng file excel
Bước 1: Nhấn Xuất khẩu danh sách NVL để tải file danh sách NVL kiểm kê về máy.
Lưu ý: Chương trình chỉ nhập khẩu giá trị tại cột Số lượng/Kiểm kê, Giá trị/Kiểm kê và cột Nguyên nhân trên file excel vào phần mềm.
Bước 2: Lưu và đóng file excel lại.
Bước 3: Nhấn Nhập khẩu, chọn file excel vừa nhập dữ liệu để nhập khẩu vào phần mềm.
Bước 4: Sau khi khai báo xong nhấn Cất.
3. Lưu ý
- Với những nguyên vật liệu có Số lượng kiểm kê > Số lượng theo sổ thì hệ thống sẽ tự động sinh ra phiếu Nhập kho kiểm kê trên tab Nhập kho của nghiệp vụ Kho để xử lý nguyên vật liệu thiếu. Khi xử lý kiểm kê bằng cách Nhập kho chương trình tự động lấy đơn giá nhập kho theo đơn giá cập nhật lần gần nhất (nhập mới hoặc sửa chứng từ nhập cũ), có thể sửa lại giá trị đơn giá theo đúng nhu cầu.
- Có kiểm kê giá trị: Với những nguyên vật liệu có Giá trị kiểm kê > Giá trị theo sổ thì hệ thống sẽ tự động sinh ra phiếu Nhập kho kiểm kê trên tab Nhập kho của nghiệp vụ Kho để xử lý nguyên vật liệu thiếu. Khi xử lý kiểm kê bằng cách Nhập kho chương trình tự động lấy thành tiền bằng Giá trị kiểm kê trừ đi Giá trị theo sổ.
- Với những nguyên vật liệu có Số lượng kiểm kê < Số lượng theo sổ thì hệ thống sẽ tự động sinh ra phiếu Xuất kiểm kê trên tab Xuất kho của nghiệp vụ Kho để xử lý nguyên vật liệu thừa.
- Có kiểm kê giá trị: Với những nguyên vật liệu có Giá trị kiểm kê < Giá trị theo sổ thì hệ thống sẽ tự động sinh ra phiếu Xuất kho kiểm kê trên tab Xuất kho của nghiệp vụ Kho để xử lý nguyên vật liệu thừa. Khi xử lý kiểm kê bằng cách Xuất kho chương trình tự động lấy thành tiền bằng Giá trị kiểm kê trừ đi Giá trị theo sổ.
- Nếu muốn khai báo thông tin về nhân viên tham gia kiểm kê thì thực hiện khai báo tại tab Thành viên tham gia.
- Sau khi xử lý phiếu kiểm kê kho, Số lượng kiểm kê và Giá trị kiểm kê sẽ được cập nhật thành Tồn cuối kỳ tại thời điểm kiểm kê trên báo cáo Kho.
Chúc Anh/Chị thực hiện thành công !
